Curso de Posgrado de Administración de Proyectos - UCA - Pontificia Universidad Católica Argentina

Un marco de referencia para la administración de proyectos. Definiciones (proyecto, gestión de proyectos, programa, cartera, oficina de proyectos, ciclo de vida de un proyecto, grupos de procesos, interesados). Factores críticos de éxito en un proyecto y causas de fracaso. El PMI y la Guía del PMBOK (cuerpo de conocimientos del PMBOK). Las diez áreas de conocimiento de PMBOK. Las cuatro áreas que se comentan en este módulo (P. y C.), de las cuales tres coinciden con los temas de la triple restricción típica en todo proyecto (tiempo, alcance y costo). Aunque la Guía del PMBOK no incluye el análisis de factibilidad de los proyectos, dada su importancia ese tema se comentará brevemente y se distribuirán dos plantillas Excel que pueden servir como ayuda para un estudio de costos-beneficios (una plantilla muy simple, para un producto, y otra más completa con 6 hojas).

El Acta de constitución del proyecto. El Plan para la gestión del proyecto. La dirección y administración del trabajo del proyecto y su seguimiento. El control integrado de los cambios propuestos y el cierre del proyecto o de una fase del proyecto. Se distribuirán varias plantillas con modelos de Actas.

El planeamiento de la gestión del alcance. La recopilación de los requisitos y la definición del alcance. La EDT (Estructura de descomposición del trabajo. La validación y el control del alcance. Se distribuirá una Plantilla Excel como ayuda en la definición de la prioridad de los requisitos.

El pan para la administración del cronograma del proyecto, La definición y secuencia de las actividades. La estimación de los recursos requeridos y de las duraciones de las actividades. El desarrollo y el control del cronograma. La utilización de distintos tipos de diagramas y redes para representar y analizar el plan. El uso de probabilidades en PERT. Breve comentario sobre el método de la cadena crítica (Goldratt).

El plan para la administración de los costos. Definiciones de estimación y los problemas de la estimación. La estimación de los costos y el nivel de confianza en las estimaciones. Técnicas y modelos para la estimación: Analogía, Basados en Juicio experto o Experiencia, Basados en estándares, Métodos Paramétricos, Delphi. La preparación del presupuesto. El control de los costos por medio del análisis del valor ganado (variaciones en el cronograma y en el costo, coeficientes de desempeño, pronósticos del costo a la finalización del proyecto).Se distribuirá un libro Excel con planillas de ayuda para el análisis del valor ganado.

Definiciones y Conceptos. Antecedentes y evolución. ¿Qué es Riesgo? Atributos del Riesgo. Tipos de Riesgo. Riesgos más Frecuentes. Riesgos más Severos. ¿Qué es la Gestión de Riesgos? Importancia de la Gestión de Riesgos. Ventajas de la Gestión de Riesgos. Procesos del PMBOK para la Gestión de Riesgos. Relación con los Grupos de Procesos.

Objetivos de la Planificación de Riesgos. Procesos y pasos según el PMBOK. Revisión de las principales entradas, salidas y técnicas según el PMBOK. Plan de Gestión del Riesgo: análisis pormenorizado de su contenido. Umbrales.

Objetivos de la Identificación de Riesgos. Procesos y pasos según el PMBOK. Revisión de las principales entradas, salidas y técnicas según el PMBOK. Categorías de Riesgos. Revisión detallada de las técnicas más comunes: Diagramas, Check-lists, Entrevistas y Reuniones, Información Histórica y Bases de Datos, Juicio de Expertos, Tormentas de Ideas, Revisión de los Documentos (WBS, Cronograma, Presupuesto). Descripción del Riesgo. Formularios. Productos de Software para Identificar Riesgos.

Objetivos del Análisis Cualitativo de Riesgos. Procesos y pasos según el PMBOK. Revisión de las principales entradas, salidas y técnicas según el PMBOK. Escalas de Probabilidad e Impacto. Análisis de Probabilidad e Impacto. Matrices de Evaluación. Métodos Ponderados. Comprobación de Supuestos. Clasificación de la Precisión. Lista Priorizada de Riesgos. Objetivos del Análisis Cuantitativo de Riesgos. Procesos y pasos según el PMBOK. Revisión de las principales entradas, salidas y técnicas según el PMBOK. Árboles de Decisión. Simulación de Proyectos. Análisis de Sensibilidad. Productos de Software para Analizar Riesgos.

Objetivos de la Planificación de la Respuesta a Riesgos. Procesos y pasos según el PMBOK. Revisión de las principales entradas, salidas y técnicas según el PMBOK. Análisis de Escenarios. Estrategias de Solución: Evitación, Transferencia, Mitigación y Aceptación. Manejo de Reservas y Planes de Contingencia. Plan de Respuesta al Riesgo. Disparadores de cada Riesgo. Selección de Alternativas de Solución.

Objetivos del Control de Riesgos. Procesos y pasos según el PMBOK. Revisión de las principales entradas, salidas y técnicas según el PMBOK. Técnicas de Seguimiento: Auditorías a las Respuestas, Revisiones Periódicas, Monitoreo de Escenarios, Seguimiento de Disparadores, Seguimiento de Tendencias. Análisis de la Eficacia y de la Eficiencia de la Administración de Riesgos. Actualización de Bases de Datos. Lecciones Aprendidas

El proceso de identificar y documentar roles, responsabilidades, habilidades requeridas, relaciones cruciales y reportes del equipo de proyecto.

Un Modelo Integrador para el desarrollo sustentable: Sistema de trabajo avanzado, Estructuras modernas, sistemas efectivos, los procesos competitivos. ¿Qué son? ¿Para qué contribuyen? Características claves. ¿Qué tiene que tener un grupo para convertirse en un Equipo?. Seleccionando el Modelo de Equipo apropiado. Estructuras: Distribución de las Responsabilidades - Roles - Actividades – Tareas. Roles distintivos y aditivos. Desarrollo de Habilidades y Competencias para integrar un equipo. Atributos de un Equipo de Alto desempeño. El mapa estratégico del proyecto. La gran panorámica del proyecto. Capacidad de seguimiento. El charter del Equipo - Sentido de Propósito - El papel de una Visión de trabajo - Misiones - Visión compartida. Cuatro etapas en la formación de un equipo de proyecto.

El proceso de convertir el talento en desempeño obteniendo las capacidades humanas necesarias para completar las actividades.

Un equipo a cerebro integrado que potencie los talentos de cada uno. Preferencias y competencias naturales de cada persona. El capital intelectual de un equipo de cerebro completo. Aumento de la Productividad Personal. El Estado de conciencia óptima y la teoría y la práctica del “Fluir”. El individuo autosuficiente con libertad de creación versus la rutinaria laboral de cada día. Coeficientes de confianza. Encontrar el Rol para cada uno. Automotivación.

Equipos Virtuales y Networking: Equipos Virtuales: 3 Conceptos Fundacionales. Equipos virtuales a través de herramientas colaborativas. La Era de la Colaboración. Obstáculos a la Colaboración. Las Paradojas de la Participación. Motivaciones. Factores de Éxito. Conceptos esenciales para pensar la estructura. Procesos para llevarlo a cabo. Principios.

Evolución. Sistemas soporte. Procesos fundamentales. Autonomía Responsable e Interdependencia: Auto-gestión. Valores y Principios.

Desarrollo de un Equipo de Proyecto: La dinámica de la toma de decisión grupal. Interacción Grupal. Procesos Colaborativos - El Método. El papel del método en la creación de Ambientes de alto desempeño: Diversidad de pensamiento. El método para trabajar en Equipo. Reuniones de Alto rendimiento. Papeles claves. El proceso de Facilitación. Solución Colaborativa de Problemas y Conflictos. Mapa de Técnicas para potenciar los equipos.

Desarrollo de un Equipo de Proyecto: El proceso de desarrollar competencias y un buen ambiente. Programa general de competencias, plan de entrenamiento del equipo. Desarrollo de competencias claves. Cultura que estimule el aprendizaje y la innovación. Como entrenar equipos para trabajos diferentes: mejoras de proceso; solución de problemas; enfoque en el cliente. Procesos y sistemas de motivación y comunicaciones. Sistemas de Compensación y motivación. Enriquecimiento del trabajo. Pago por competencias y por habilidades. Maneras de Ganar el Soporte de los Empleados. Sistemas de Comunicaciones: dar feedback, hacer pedidos y reclamos, mantener un dialogo productivo.

El proceso de gestionar los cambios necesarios para optimizar la performance del equipo de proyecto.

El papel del liderazgo en la creación de ambientes de alta performance. Recientes hallazgos sobre un Liderazgo basado en valores que obtiene resultados de alto rendimiento creando un ambiente de confianza. Liderar vs. Gerenciar. Diferencias y aplicaciones. El liderazgo basado en valores. Liderazgo: valores y resultados. De la Motivación individual al compromiso. Los estilos de liderazgo y su impacto sobre el compromiso. Selección de un líder: perfiles, capacidades, como se gestiona la voluntad. Mentoring. Coaching. Marco del Trabajo en Equipo en un Sistema Cultural.

La Calidad en el contexto de la Gestión de Proyectos. Definiciones de calidad. El beneficio de la calidad. Evolución del concepto de Calidad y su aplicación a proyectos. Orígenes de la Calidad. Enfoque actual de la calidad. Rol del cliente, la variación y la mejora continua.

Los líderes iniciales y sus aportes a la gestión de la calidad; Deming y el ciclo PDSA, Juran y el principio de Pareto, Crosby y la calidad como “Cero defecto”. Los referentes japoneses: Ishikawa, Shingo y Taguchi. Descripción de las principales características de algunos marcos metodológicos de gestión de la calidad tales como Seis Sigma, TQM (Gestión de la calidad Total), Poka-Yoke e ISO 9000.

Definiciones y conceptos fundamentales con los que se alinea el PMBOK® Los procesos del área de conocimiento Gestión de la Calidad del Proyecto: Planificar la Calidad, Asegurar la Calidad y Controlar la Calidad. Herramientas para la planificación de la calidad Costo de la Calidad y QFD (Función de despliegue de la Calidad) entre otras. Plan de Calidad según el PMI y según ISO 9000. El Aseguramiento de la Calidad y su importancia en la implementación de un sistema de calidad en los proyecto. Control de calidad en Proyectos, las 7 herramientas de Ishikawa, Diagramas de Control y su aplicación en el control de calidad de los procesos técnicos y de gestión de los proyectos.

Importancia de las comunicaciones en los proyectos. Los procesos de la comunicación según el PMBOK. Relevancia de los interesados en los proyectos. Los procesos de gestión de los interesados según el PMBOK. Definiciones y conceptos claves. Temas centrales. El modelo de Comunicación. Emisor, receptor, canales de comunicación, filtros y barreras, el Ruido y la importancia de la realimentación.

Importancia de los interesados. Definición y ejemplos. Aumento de la relevancia y criticidad en la gestión de los interesados. Detección, clasificación y ponderación de los interesados. Planes de acción para con los interesados. Caso de estudio y trabajo en clase.

Presentaciones efectivas en proyectos. Pensar en la audiencia. Qué y cómo informar. Formatos. Contenidos. Uso de indicadores y curvas. Errores frecuentes. Caso y rol playing. Las reuniones. Reuniones importantes para el PMI. Guía de práctica para reuniones efectivas. Modelos de decisión.

Documentos del proyecto y su jerarquía. Proceso Planificación de las Comunicaciones. Identificación de necesidades de comunicación. Información que se requiere en el proyecto. Que, a quien y como comunicar. Tecnologías de Comunicaciones. Sistemas de Información de Gestión de Proyectos. Plan de Gestión de las Comunicaciones.

El lenguaje del cuerpo. El impacto total del mensaje. Importancia de lo gestual sobre lo verbal. Significado de las posturas y los gestos. El “inteligente Hans”. Gestos Positivos y Gestos Negativos. Ejemplos.

Importancia actual para mejorar la gestión de proyectos. El conocimiento como fuente de valor. Lecciones aprendidas. El valor del “saber hacer”. Herramientas. Casos y ejemplos.

El conflicto. Tipos de negociador. Formas de resolución de conflictos (según el PMI). El método Harvard. Los 4 pasos: Separar a las personas del problema; Centrarse en los intereses y no en las posiciones; Generar opciones y Buscar criterios objetivos. El diamante negociador. Casos de negociación. Actividad audiovisual y discusión.

Condiciones del mercado de operación de proveedores. Estrategias de Aprovisionamiento y relación con Proveedores. Relación con el alcance del producto del proyecto. Determinación de bienes y servicios necesarios para el proyecto y sus modalidades de entrega en frecuencia y cantidad. Decisiones fabricar o comprar: condiciones. Tipos de contrato. Plan de Gestión de las adquisiciones. Descripción del trabajo del contrato.

Generación de la documentación: tipos y criterios de uso según el tipo de adquisición. Compras estandarizadas, por marca o patente. Servicios estandarizados o “a medida”. Términos de la Contratación. Generación de respuestas comparables. Determinación de criterios de evaluación de propuestas y cotizaciones.

Fuentes de aprovisionamiento idóneas: fuentes propias o externas. Contactos y visitas. Pasos y medios para una comprensión cabal de los bienes y servicios requeridos: conferencias, reuniones y entrevistas. Contactos técnicos y comerciales. Comités de Compras. Publicidad de Adquisiciones. Selección de Proveedores: Determinación de costos estándar. Sistemas de evaluación de propuestas: criterios y ponderaciones. Requisitos mínimos. Selección final: fuente única o múltiple. Negociación del contrato según complejidad y características. Check list de cláusulas de contratos.

Gestión de autorización de ejecución del contrato. Registros del Proyecto. Información de resultados: cumplimientos de requerimientos en frecuencia, cantidades, especificaciones y rendimientos esperados. Inspecciones y verificaciones en origen y en operación. Auditorías. Sistema de administración de cambios y reclamos. Sistema de pagos. Acciones correctivas.

Verificación de cumplimiento de entregables. Formalización de cierre de todas las fases del proyecto. Temas pendientes. Rescisión adelantada de contratos. Auditorías de Adquisición. Actualización de los activos de la organización. Lecciones Aprendidas.